Privacy Statement

Privacy statement Postverwerker B.V.  

Postverwerker B.V.

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Postverwerker B.V. (Kamer van Koophandel nummer 77656717, hierna aan te duiden als ‘Postverwerker’.

Waar “u of uw” in de tekst vermeld staat wordt bedoeld klant of leverancier van Postverwerker.

Verwerking van persoonsgegevens door Postverwerker

Postverwerker acht de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Wij zijn ons er van bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Wij vinden het belangrijk om u hieromtrent duidelijk en transparant te informeren.

Wij respecteren uw privacy en dragen er ter bescherming van uw persoonlijke levenssfeer zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.

Doeleinden van de verwerking

Uw persoonsgegevens worden door Postverwerker verwerkt voor de volgende doeleinden:

  1. Het aangaan en uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
  2. Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
  3. Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
  4. Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op de door u gestelde vragen;
  5. De afhandeling van uw aanvraag tot informatie;
  6. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
  7. Het behandelen van geschillen; en,
  8. Het eventueel doen uitoefenen van accountantscontrole.

Rechtsgrond voor de verwerking

De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerking is gelegen in:

  1. De door u gegeven toestemming (artikel 6 lid 1 sub a Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’);
  2. Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en) (artikel 6 lid 1 sub b AVG); en/of,
  3. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Persoonsgegevens

Voor de uitvoering van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Welke persoonsgegevens wij verwerken is afhankelijk van de dienst die wij voor u verrichten en de instanties waarvan wij uw post ontvangen. Alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de desbetreffende dienstverlening zullen door ons worden verwerkt. De volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:

  • Identificatiegegevens;
  • NAW-gegevens;
  • Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres);
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • Nationaliteit;
  • Functie en opleidingsniveau;
  • Gezondheidsgegevens;
  • Burgerservicenummer (BSN);
  • Samenstelling gezin – na(a)m(en) kind(eren);
  • Burgerlijke stand;
  • Financiële gegevens (waaronder bank- en betaalgegevens);
  • Fiscale gegevens (BTW gegevens en belastingaangiften);
  • Kenteken;
  • WOZ-waarde;
  • Inloggegevens, en;
  • Gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

Bijzondere persoonsgegevens

Postverwerker verwerkt mogelijk ook bijzondere persoonsgegevens. Dat zijn gegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan uw BSN-nummer, gegevens omtrent uw gezondheid, e.d. Onder de AVG krijgen deze gegevens extra bescherming. Postverwerker verwerkt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens als dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, u daarvoor toestemming heeft gegeven of indien dit anders is toegelaten bij of krachtens de wet.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij desgevraagd per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Postverwerker niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Uw gegevens worden slechts aan derden verstrekt voor zover daartoe een (wettelijke) grondslag bestaat. De betreffende partijen waaraan Postverwerker de gegevens verstrekt, verwerken de gegevens verder overeenkomstig hun eigen privacy statement.

Postverwerker verstrekt in de hoofdregel geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Het voorgaande is alleen anders wanneer:

  1. U uw voorafgaande toestemming heeft gegevens voor de betreffende verstrekking of
  2. Postverwerker wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.

Doorgifte aan het buitenland

Uw persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Postverwerker maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

Bewaartermijn

Gegevens mogen op grond van de AVG niet langer worden bewaard dan gezien het doel waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn van uw gegevens wordt volgens de volgende criteria bepaald: toepasselijke wet- en regelgeving omtrent bewaartermijnen. Als de bewaartermijn is verstreken worden de persoonsgegevens door Postverwerker digitaal verwijderd uit de systemen en vertrouwelijk papier wordt vernietigd door een hiervoor gecertificeerd bedrijf. Uw gegevens worden bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen, vastgelegd in een voortvloeiende uit onder andere:

  • Algemene wet bestuursrecht;
  • Burgerlijk Wetboek;
  • Algemene Verordening Gegevensbescherming;
  • Uitvoeringswet AVG;
  • Wet op de omzetbelasting;
  • Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting;
  • Uitvoeringsbeschikking dividendbelasting;
  • Douanewet;
  • Uitvoeringsbeschikking LB;
  • Wet Rijksbelastingen;
  • Wet stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden;
  • Wet Arbeid Vreemdelingen; en,

Voor zover ten aanzien van een bepaald persoonsgegeven geen wettelijke bewaartermijn bestaat, vernietigen wij de persoonsgegevens direct wanneer het niet meer noodzakelijk is de gegevens te verwerken.

Beveiliging van persoonsgegevens

Postverwerker heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Heeft u nog vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via telefoonnummer 0492 – 330 036 of stuur een e-mailbericht aan info@postverwerker.nl.

Wettelijk regels bij verwerking van persoonsgegevens

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Postverwerker onder meer gebonden aan de volgende wet- en regelgeving:

  • Algemene Verordening Gegevensbescherming en
  • Uitvoeringswet AVG.

Richtlijnen en codes bij verwerking persoonsgegevens

Alle medewerkers bij Postverwerker handelen ten aanzien van de door hen te verrichten werkzaamheden in beginsel conform de volgende basisprincipes:

  • Integriteit;
  • Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid;
  • Vertrouwelijkheid;
  • Professionaliteit;

Hiernaast hanteren zij de morele normen en waarden uit hoofde van hun beroepsethiek en houden zich aan de wettelijke privacyregels.

Uw rechten

Op grond van de wet- en regelgeving heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor u hieronder op een rij.

Inzagerecht
U heeft het recht de door Postverwerker verwerkte persoonsgegevens in te zien.

Correctie- en verwijderingsrecht
U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op:

  • Uw toestemming;
  • Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en);
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, of;
  • Het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.

 

Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van Postverwerker en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt.

Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan Postverwerker om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.

Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat Postverwerker de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties:

  • In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
  • Indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst;
  • Indien Postverwerker de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en
  • In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan Postverwerker verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.

Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.

Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen één (1) maand na ontvangst beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen één (1) maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie (3) maanden.

Identificatie
Wij kunnen bij alle verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.

Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u er op dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen zich omstandigheden voordoen die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.

Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Cookies

Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies, en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Inzake het gebruik van Google Analytics is er een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten, worden er in geen geval gegevens gedeeld met Google en worden gegevens anoniem verwerkt. De verzamelde gegevens worden verder niet gebruikt voor advertentiedoeleinden, zoals retargeting via social media of bijvoorbeeld het Google Display Network.

Klachtenregeling

Postverwerker hecht veel waarde aan tevreden relaties. Daarom werken we continu aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Waar gewerkt wordt, kunnen echter fouten worden gemaakt en misverstanden ontstaan. Indien u ontevreden bent over onze dienstverlening, één van onze medewerkers of welk aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw opmerkingen nemen wij zeer serieus en waar wenselijk zoeken we samen met u naar een passende oplossing. Klachten kunnen op verschillende wijze aan ons kenbaar worden gemaakt:

  1. Telefonisch door contact met ons op te nemen via telefoonnummer 0492 – 330 036, of;
  2. Schriftelijk door de klacht te versturen naar:

Postverwerker B.V.

Scheiweg 26

5421 XL GEMERT

 

Toezichthouder

Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Vragen

Verder staat het u uiteraard vrij vragen te stellen over de door ons verwerkte persoonsgegevens. Neem voor vragen over de privacy contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Wijzigingen

Dit privacy statement kan door Postverwerker worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van Postverwerker: www.postverwerker.nl.

Postverwerker kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons privacy statement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te beiden uw deelname te weigeren.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over dit privacy statement of een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

0492 – 330 036
info@postverwerker.nl
www.postverwerker.nl